OVK-kampanjer
Automatiserad OVK-bokning. AI ringer hyresgästerna åt er
Obligatorisk ventilationskontroll innebär hundratals samtal till hyresgäster som ska bekräfta tillgänglighet, lämna portkoder och boka om tider. Voxvia automatiserar hela processen med AI-samtal på naturlig svenska.
Utmaningen
OVK-bokning: manuellt arbete som äter förvaltarens tid
OVK-besiktning är lagstadgad. Varje fastighet måste genomgå ventilationskontroll med jämna intervall. Det administrativa arbetet som krävs för att faktiskt få besiktningen genomförd är däremot allt annat än effektivt.
- Hundratals samtal per besiktningsrunda. Varje hyresgäst måste kontaktas individuellt för att bekräfta att de är hemma vid besiktningstillfället.
- Svårt att nå hyresgäster. De flesta är på jobbet under kontorstid. Resultatet blir upprepade försök, meddelanden och missade återuppringningar.
- Bortfall vid besiktning. Hyresgäster som inte nåtts eller glömt bort besöket leder till uteblivna besiktningar och dyra ombesök.
- Manuell spårning. Vem har bekräftat? Vem behöver ringas igen? Vem vill boka om? Uppföljningen sker ofta i kalkylark eller på papper.
- Portkoder och tillträde. Besiktningsbolaget behöver tillträdesinformation som måste samlas in och vidarebefordras.
Resultatet: förvaltare lägger dagar på att ringa runt inför varje OVK-runda, och trots det uteblir hyresgäster.
Lösningen
Så automatiserar Voxvia OVK-bokningen
Voxvia kör utgående AI-samtal till era hyresgäster. AI:n ringer, bekräftar tillgänglighet, samlar in tillträdesinformation och rapporterar statusen i realtid.
Ladda upp kontaktlistan och schemalägg
Importera hyresgästernas kontaktuppgifter från en Excel-fil eller direkt från ert fastighetssystem. Ange besiktningstider per trappuppgång eller byggnad. Ställ in när AI:n ska ringa: dagtid, kvällstid eller helg.
AI:n ringer och bekräftar tillgänglighet
AI:n ringer varje hyresgäst på naturlig svenska. Den förklarar att OVK-besiktning är planerad, bekräftar att hyresgästen kommer vara hemma, och frågar efter portkod eller nyckelinstruktioner vid behov. Hyresgäster som inte kan vid den planerade tiden erbjuds alternativa tider.
Realtidsstatus och SMS-påminnelser
Översikten visar live-status: bekräftad, ombokning begärd, ej nådd. Hyresgäster som bekräftat får automatisk SMS-påminnelse dagen innan besiktningen. Eventuella ombokningar hanteras direkt i samtalet. Ej nådda hyresgäster rings upp igen automatiskt vid nästa schemalagda tillfälle.
Hela kampanjen, från första samtal till fullständig statusrapport, körs utan manuell handpåläggning.
Resultat
Resultat med automatiserad OVK-kampanj
Minskat bortfall
SMS-påminnelser och personliga samtal reducerar uteblivna besiktningar. Färre ombesök, lägre kostnad.
Nå fler hyresgäster
AI:n ringer utanför kontorstid, kvällar och helger, när hyresgäster faktiskt är hemma och kan svara.
Komplett spårbarhet
Varje samtal dokumenteras med transkript och utfall. Full revisionskedja för varje hyresgäst.
Frigör förvaltarens tid
Dagar av manuellt ringande ersätts med en kampanj som körs i bakgrunden. Förvaltaren följer resultaten i översikten.
Fler användningsområden
Inte bara OVK. Samma AI för alla boendekampanjer
Samma teknik som driver OVK-kampanjerna fungerar för alla typer av utgående samtal till hyresgäster:
- Stambyte och relining. Bekräfta tider för rörarbeten som kräver tillträde till varje lägenhet.
- Skadedjursbekämpning. Samla in information om vilka lägenheter som berörs och boka besök.
- Underhållsarbeten. Meddela hyresgäster om planerade avbrott i vatten, el eller hiss.
- Hyresgästundersökningar. Samla in feedback om boendet, servicen eller planerade förbättringar.
Varje kampanj anpassas med egna mål, frågor och utfall. AI:n vet vad den ska fråga och hur den ska tolka svaren.
Kom igång
Redo att automatisera OVK-bokningen?
15 minuters demo som visar hur Voxvia ringer hyresgäster och bekräftar OVK-besiktningar automatiskt.
15 min · Inga förpliktelser · Full genomgång
Eller maila direkt: support@voxvia.se