Ärendehantering

AI-driven ärendehantering. Från samtal till löst ärende

Fastighetsförvaltning genererar hundratals ärenden per månad. De flesta börjar som telefonsamtal som sedan måste loggas, kategoriseras och fördelas manuellt. Voxvia automatiserar hela kedjan, från inkommande samtal till synkat ärende i ert fastighetssystem.

Utmaningen

Varför ärendehantering fortfarande är manuell

Telefonen är fortfarande den viktigaste kanalen för hyresgäster som behöver hjälp. Och det är samtidigt den svåraste kanalen att digitalisera. Ett e-postärende har text som kan läsas automatiskt. Ett formulär har fält som kan sorteras. Men ett telefonsamtal? Det är ostrukturerad information som någon måste lyssna på och tolka.

Dubbelarbete i systemet. Kundtjänstmedarbetaren lyssnar på samtalet, antecknar, och loggar sedan samma information i fastighetssystemet. Samma data skrivs in två gånger.
Ingen standardiserad kategorisering. Olika förvaltare kategoriserar samma typ av ärende på olika sätt. "Vattenläcka", "VVS-problem", "Rörfel". Allt beskriver samma sak men hamnar i olika kategorier.
Tappad information vid överlämning. När ett ärende går från den som tog samtalet till den som ska lösa det, försvinner nyanser. "Hon lät väldigt orolig" eller "det var tredje gången hon ringde" når aldrig fram.
Svårt att se mönster. Utan konsekvent kategorisering kan ni inte identifiera att byggnad X har haft fem VVS-ärenden den senaste månaden, eller att en viss typ av problem ökar.
Samtal utanför kontorstid. Ärenden som inkommer kvällar och helger dokumenteras bristfälligt eller inte alls. Se vår guide om AI-driven fastighetsjour.

Lösningen

Hela ärendeflödet, automatiserat

Voxvia hanterar hela kedjan från inkommande samtal till färdigt ärende i ert fastighetssystem. Inget manuellt steg krävs.

01 Samtal

Hyresgästen ringer.AI:n svarar och samlar information

AI:n svarar på naturlig svenska, identifierar hyresgästen med data från ert fastighetssystem och ställer relevanta frågor om problemet. Samtalet transkriberas i realtid.

02 Analys

AI analyserar och kategoriserar

Baserat på samtalet skapar AI:n ett strukturerat ärende med kategori (VVS, El, Ventilation, Lås, Värme), underkategori, prioritet och en sammanfattning. Kategoriseringen följer era egna rutiner och riktlinjer.

03 Synk

Ärendet synkas till ert fastighetssystem

Ärendet skrivs automatiskt till Momentum, Vitec eller ert befintliga system. Ingen manuell inmatning. Hyresgästkoppling, fastighetsdata och lägenhetsinformation fylls i automatiskt.

04 Notifiering

Team och hyresgäst notifieras

Ert team notifieras baserat på ärendets prioritet och kategori. Akuta ärenden triggar omedelbar SMS-notifiering. Hyresgästen får bekräftelse via SMS med ärendenummer. Vid behov genereras en arbetsorder för entreprenör.

Integrationer

Sömlös integration med Momentum, Vitec och fler

Voxvia är byggt för att arbeta med de fastighetssystem som svenska förvaltare redan använder. Integrationen fungerar i båda riktningarna:

Läs hyresgästdata före samtalet. När hyresgästen ringer slår AI:n upp telefonnumret i ert system och hämtar namn, adress, lägenhet och ärendehistorik. Hyresgästen möts av "Hej Lisa, du bor på Ekgatan 12" istället för "Vad heter du och var bor du?".
Skriv ärenden efter samtalet. Det färdiga ärendet med kategori, prioritet, transkript och arbetsorder skrivs direkt till ert fastighetssystem. Ingen dubbelinmatning.
Fastighetshierarki. Voxvia förstår er organisationsstruktur: organisation, fastighet, byggnad, lägenhet. Ärenden kopplas automatiskt till rätt enhet.

Voxvia har stöd för de flesta stora fastighetssystem och kan både hämta och skicka data automatiskt.

Kunskapsbas

Era regler styr AI:ns kategorisering

Voxvia använder inte generiska AI-regler. Istället bygger systemet på era egna dokument och rutiner.

Ladda upp era rutiner. Stadgar, driftinstruktioner, eskaleringsordningar. AI:n lär sig era regler och tillämpar dem vid varje samtal.
Fastighetsspecifik kunskap. Olika fastigheter kan ha olika rutiner. Kunskapsbasen kan avgränsas per fastighet, byggnad eller organisation.
Konsekvent kategorisering. Oavsett vem som ringer eller när, kategoriseras ärendet enligt samma regler. Inga individuella tolkningar.

Se även vår guide om AI-driven felanmälan för mer om hur kategoriseringen fungerar i praktiken.

Fler guider

Redo att automatisera ärendehanteringen?

15 minuters demo som visar hela flödet, från hyresgästsamtal till synkat ärende i ert fastighetssystem.

Boka demo, 15 min

15 min · Inga förpliktelser · Full genomgång

Eller maila direkt: support@voxvia.se